Hot Desking - Hot or not?

„Teilen, teilen das macht Spaß … wenn man teilt hat jeder was!“ – zumindest lernen wir das unseren Kindern. Doch wenn „geteiltes Leid, halbes Leid ist“, ist dann ein geteilter Arbeitsplatz (Shared-Desk) ein halber oder sogar noch weniger? Oder gilt hier eher „geteilte Freude ist doppelte Freude“?

Warum die Anzahl der Shared-Desk Arbeitsplätze steigt?

Bürofläche kostet Geld und ist in Hot Spots für Nicht-Unicorns oft unleistbar oder schlichtweg nicht zu kriegen. Auch ist ein großer Anteil an Schreibtischen an vielen Stunden leer – bedingt durch Home-Office-Arbeit oder Zeit bei Kunden vor Ort.

Arbeitszeitmodelle werden außerdem zunehmend flexibler und Teilzeitarbeit boomt (auch unter Singles ohne Kinder). Gute Gründe also Arbeitsplätze zu flexibilisieren und mehr als einer Person zur Verfügung zu stellen.

Eine der Flexibilisierungsmöglichkeiten ist Hot Desking.

Was versteht man unter Hot Desking?

Beim Hot Desking teilen sich die Mitarbeiter entweder einen Schreibtisch mit anderen oder haben keinen festen Arbeitsplatz und müssen bei Bedarf einen finden. Hot Desking entstand als Strategie, um Platz zu sparen und auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern einzugehen, die größtenteils außerhalb des Büros tätig waren.

Daneben hat sich Activity-based Work (aktivitätsorientiertes Arbeiten) durchgesetzt bei welcher davon ausgegangen wird, dass Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben unterschiedlichen Raumbedarf haben – es gibt somit eigene Arbeitsbereiche für Besprechungen, Zusammenarbeit, Kreativität, etc.

In beiden Ansätzen steigt die Anforderung an einen Platz, der 2 oder mehr Personen zeitweise „beheimatet“. Schreibtisch-Höhe und Sesselposition lassen sich ja einfach ein- und umstellen, externe Bildschirme sowie Strom- und LAN-Versorgung jederzeit einstöpseln, im papierlosen Büro braucht auch kaum noch jemand persönliches Büromaterial, von Kugelschreibern für Handgeschriebenes ganz zu schweigen.

Login/Logout Phone App

Kniffliger wird es, wenn Tischtelefone einen Arbeitsplatz abrunden. Hier müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein, damit man sich schnell und einfach ein- und ausloggen kann. Auch sollten die persönlichen Einstellungen abgerufen werden können – ohne einen IT Administrator zur Rate ziehen zu müssen. Bereits einige Telefonanlagen unterstützen dies – wie beispielsweise die Login/Logout Phone App des Endpoint Managers der FreePBX oder PBXact von Sangoma/Digium. Hier geht’s zum Video dazu: https://www.youtube.com/watch?time_continue=5&v=6CqyEinqWmk

Direkter Zusammenhang zwischen Emotionen und Mitarbeiter-Engagement

In unserer schönen neuen Welt sind die technischen Möglichkeiten schier unbegrenzt und Shared-Desk mit den richtigen technischen Voraussetzungen keine Hürde mehr. Die emotionale Seite sollten Arbeitgeber trotz aller Kostenvorteile trotzdem nicht unterschätzen. So zeigen Studien, dass sich Mitarbeiter weniger unterstützt und ausgegrenzt fühlen können (vor allem gegenüber Mitarbeitern, die noch einen eigenen Arbeitsplatz besitzen). Mitarbeiter sprechen von Misstrauen gegenüber den Personen, die mit ihnen den Tisch teilen oder früher ins Büro kommen und sich somit die besten Plätze schnappen … die Zusammenarbeit unter Kollegen wird dadurch definitiv nicht verbessert. Shared-Desk Mitarbeiter nennen zudem häufig Zeitverlust (um einen Platz bzw. Kollegen zu finden sowie den Arbeitsplatz auf- und abzubauen) als Produktivitätskiller.

Schlussendlich kann Shared-Desk dazu führen, dass wertvolle Mitarbeiter weniger Loyalität gegenüber dem Unternehmen fühlen und mit weniger Leidenschaft an ihre Arbeit rangehen. Geringere Produktivität und höhere Fluktuation nicht ausgeschlossen.

Was also tun, wenn Bürofläche knapp ist und Shared-Desk eine Notwendigkeit darstellt? Ausgezeichnete Grundlagen schaffen, damit der Wechsel funktionieren kann – sprich technische Möglichkeiten ausschöpfen und Mitarbeitern einen (wenn auch kleinen) Platz für Privatsachen zugestehen. Im Recruiting-Prozess die Shared-Desk Philosophie bereits ansprechen. Übrigens: Menschen, die gerne unabhängig und sehr selbstständig arbeiten, haben übrigens weniger emotionale Schwierigkeiten mit dem Teilen.

Egal welche Arbeitsplätze Ihr Unternehmen anbietet, vergessen Sie nicht, dass Ihre Employee Experience in beträchtlichem Maße davon abhängt …. und in Folge auch Ihre Customer Experience, weiß auch Richard Branson: „Take care of your employees, then they will take care of your customers.“

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